人力资源信息系统是企业信息化的重要组成部分，是开展企业人力资源管理模式创新和变革的重要手段和举措。很多企业开始积极探寻人力资源管理信息化建设之路，提升人事管理水平，保持和强化本企业的竞争优势。
人力资源管理信息系统是涉及管理机制、业务重组、流程再造、信息技术、网络技术等多个方面的复杂系统工程，需要参与系统规划、建设、实施、运维和应用的人员具备复合型知识结构、丰富的管理经验、全面的协调能力。在系统建设和应用过程中，需要随时规避和处理系统建设中的诸多问题。在多年建设和应用信息化人事和人力资源管理系统过程中，经常会遇到一些直接影响系统建设进程和应用效果的非技术性问题，必需引起高度的重视。
一、人力资源管理信息系统建设过程中需面临的挑战
1、信息共享对信息安全的挑战
人事信息具有很强的保密性和敏感性，在以往的工作模式下，单位的人事信息往往由人事部门按照职责分别保管，各司其职、各负其责，信息很难查阅和共享。而在信息化的管理模式下，需要有效地整合和管理人力资源信息、业务管理信息，将信息内容标准化、规范化、电子化，并采用数据库的方式统一存储、充分共享。
2、不断增长的信息需求与信息维护的挑战
信息内容管理是信息化管理的基础，信息内容的完整、准确、规范是信息化系统长期稳定运行的前提。而在管理系统实际应用中，大多数的用户对信息内容的需求远大于维护信息的热情，他们只是关注职责范围内的业务工作，对信息结构体系和维护信息内容不感兴趣。对于他们来说，有了信息管理系统以后，信息数据唾手可得、准确可靠是顺理成章的，但是维护信息是痛苦的、难以承受的，总希望别人维护信息，然后方便自己使用。因此，一些单位虽然制定了比较详尽的信息管理制度，但难以有效的执行，最终由于数据库的信息内容得不到及时、有效地维护，使得信息管理系统被搁置和弃用的现象经常出现。
3、非结构数据与结构数据关联的挑战
国内厂商开发的信息管理系统多数都是以管理结构化信息内容为主，很少涉及非结构化信息内容。按照业内的普遍看法，在实际的业务工作中，文档、图片、表格等非结构化信息占总信息量的80%，能够被加工整理成结构化信息的只占20%左右，但人力资源系统在业务办理工程中，80%的非结构数据都有其关联性，例如：干部任免过程中相关的任免表、任免文件等数据都与其人员信息、岗位信息或是职务信息等相关联。
4、与其它业务系统集成的挑战
人事信息数据是单位和企业信息化的基础，一方面可以为人事和人力资源管理工作提供工作的依据，另一方面也可以为各方面的管理提供有力的支持。例如，在单位和企业建设各种信息化系统时都需要实时、规范、准确的组织机构信息、职责岗位信息、人员信息等，而这些恰恰是信息化人力资源管理系统的管理内容，但行业大多数项目建设者需要面临的实际问题是行业其它业务系统建设在前，人力资源系统建设在后，为做到企业数据的集成，理应作为基础依据的数据被本末倒置，不仅没有扩展好系统的应用范围，反而使项目范围无形扩大。
5、决策支持数据提供形式的挑战
国内厂商开发的信息化人力资源管理系统，应用分析功能基本上都是以用户手动访问为主，需要用户具备数据结构、数理逻辑等方面的基础知识，很大程度上限制了用户的使用，特别是管理层一级的使用。报表样式的数据提供形式，很难达到管理层需要的决策支持效果。
6、业务需求与技术实现的挑战
目前国内的人力资源管理系统信息化建设多数是采用项目开发方式，多数厂商为了赢得合同，会在解决方案中表述得无所不能，在招标谈判中对用户百依百顺。而事实上，受核心技术不具备、开发平台不完善、业务理解不透彻等多方面的影响，最终能够实现的应用功能，基本上只占全部需求的80%，会有20%左右合同规定的应用功能难以实现。
7、精准数据与人员信息标准化的挑战
人员信息基础数据是人力资源管理信息系统的核心，数据的准确程度在很大程度取决于人员信息项标准化的采集与录入，人员基础信息数据涉及成百上千项基础数据项，如学历信息、简历信息、职务信息、岗位信息等，其中有些数据项是有国家标准或行业规范的，如：机构、学历、学位等；还有50%以上的数据项没有相关标准或规范可以参照的，必需由业务人员根据业务实际情况从下至上的逐级汇总、归类形成企业标准或规范，如：岗位名称、人员状态、员工状态等。
二、应对挑战难题的对策
1、建立信息内容集中存储、分工维护、授权访问、充分共享的管理制度
管理方式的改变，必然需要管理机制和管理模式的调整，首先在规划和设计信息化人力资源管理系统时，需要合理规划和设计信息采集、加工、维护、管理、访问的各个环节，其次通过制订有效的管理制度和流程，使信息内容管理工作与日常的人事业务工作紧密结合，明确分工、按需授权、责任到人，以确保信息维护及时到位和信息访问安全。
2、建立业务流程驱动信息自动更新维护的设计目标
首先在建立信息内容维护的相关制度的同时，还需要建立有效的信息维护机制和业务流程，其次在制度层面解决谁来维护的问题，在业务层面解决怎样维护的问题，尽量通过合理的业务分工和自动化的业务流转、存取机制实现信息维护，将人为的因素降至最低限度。湖南烟草人力资源管理系统建设过程中，就采用把信息更新维护机制与业务流程相结合的办法，在用户使用业务流程办理业务的过程中，由系统后台按照预定的规则自动获取新产生的业务信息项，并自动、实时地更新维护到数据库中，使计算机能够代替人工完成大量的枯燥的信息维护工作，一方面保证了信息维护的及时和准确，另一方面减轻了信息维护的工作强度，取得了良好的效果。
3、关注非结构化数据的管理
在信息化管理系统中应高度关注非结构化信息的新建、编辑、存储、传递和使用，需要把非结构化信息与结构化信息进行有效的关联，并实现两种信息形式的统一检索。例如：在湖南烟草人力资源系统中通过干部任免业务流程操作形成标准化的干部任免审批表，从审批表中检索关键数据直接同步到相关的职务信息集中。
4、注重实现人事信息的共享和集成
在规划信息化人力资源管理系统过程中，要高度重视与其它应用系统的接口，以资源服务的形式为其它应用系统提供机构、岗位、人员等方面的信息，在扩展人力资源系统应用范围的同时，充分发挥系统的综合效益。
5、决策支持数据的提供应以推送为主
在设计系统应用功能时，应从易用的角度出发，深入分析用户的应用场景和工作习惯，采用按照职责、岗位、角色等因素，对象化地组织和绑定应用功能、推送业务数据，提高管理层获取信息的自动化程度。例如，决策支持和领导查询类的应用功能的设计，就需要从宏观的统计数据入手，采用信息钻取的方法逐级获取更为详细的信息，尽量避免使用组合查询、逻辑运算符等信息访问方式，传统报表样式的数据提供形式限制在执行层面。
6、实现系统应用功能需要用户和开发人员的理性配合
需要用户方事先了解并理性对待这一普遍存在的问题，加大参与和协调力度，适当调整业务形态、运行流程、操作习惯，合理规避系统开发过程中遇到的技术难题，共同促进系统建设工作的顺利进行。应尽量避免出现死抠合同，使得开发商骑虎难下，项目建设停滞不前的困境。
7、制定规范的人员信息数据项标准
首先结合已有最新的国家标准及行业规范制定出符合本企业实际业务需要的各类人员信息数据项标准，其次通过业务规范统一所需报表取值统计口径，以免同一类型不同方式下统计数据的不一致。湖南烟草人力资源管理信息系统项目在实施过程中对涉及人员信息相关的742个信息数据项，制定了415项企业从业人员信息数据采集、录入标准，规范统一了150多个常用业务报表的统计范围和口径，实现了同一类型下统计数据的纵横一致，如：对在岗人员的分业务线统计、分岗位类型、序列统计、分学历、年龄结构统计等同一类型不同方式的数据一致。并将信息数据标准扩展至日常业务中，如：企业人员信息表、员工履历表等做到了数出一门，同宗同源，将项目经验转变成组织过程资产。
三、小结
从上述情况可以看出，在人力资源管理信息系统的建设、推广、使用过程中，大部分面对的挑战是非技术因素。而这些非技术难题的解决范围早已超过项目范围本身。信息技术是信息化系统的前提和基础，但对人力资源管理信息系统项目建设而言，能否量体裁衣、恰如其分的解决这些非技术难题才是取得应用成效的关键，需要规划和建设行业人力资源信息管理系统人员高度重视。
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